Las oficinas de representación: ¿por qué son la mejor opción entre las empresas internacionales?

Una oficina de enlace, o Liaison Office (LO) en inglés, es la delegación de una empresa extranjera en la India. El Banco Central de la India define este tipo de oficina como «oficinas que solo tienen permitido hacer actividades de enlace». Entre ellas:

1. Recabar información sobre el mercado y los posibles consumidores indios.
2. Publicar, promocionar y llevar a cabo otras actividades de marketing.
3. Fomentar las exportaciones a la India o las importaciones de la India.
4. Establecer cooperación técnica y financiera entre la sede central y las compañías indias.
5. Ser el canal de comunicación entre los socios locales y la sede central.

Una oficina de representación no tiene permiso para generar ventas en la India y, por ello, no puede fabricar productos ni ofrecer servicios, por lo que la empresa matriz, ubicada fuera de la India, deberá hacerse cargo de todos los costes de la misma. La oficina de representación no es solo útil para empresas que quieran explorar el mercado indio, sino que también es una forma jurídica importante para inversores internacionales que no quieran traer directamente los productos o servicios al mercado indio, pero sí subcontratar trabajo en la India.

¿Desea empezar a vender, fabricar o desarrollar otras actividades comerciales hoy? No se preocupe, porque podrá elegir entre diversos tipos de forma jurídica. Hemos creado una lista para ayudarle a entender cuál se adapta mejor a su sector y a sus actividades en la India.

¿Cómo constituir una oficina de representación?

Para constituir una oficina de representación, deberá pasar por una serie de procesos de registro y de aprobación ante diferentes agencias gubernamentales. A continuación, le damos los pasos a seguir:

1. Obtener la autorización de un banco indio para abrir una cuenta corriente para la oficina de representación. Este se convertirá automáticamente en el banco distribuidor autorizado de la nueva oficina.
2. Presentar una solicitud con todos los documentos necesarios al Banco de la Reserva India o RBI a través del banco distribuidor autorizado.
3. Recibida la aprobación del RBI, obtener de la cámara de comercio india (es decir, el registro mercantil, Registrars of Companies o ROC por sus siglas en inglés) un certificado de establecimiento de comercio en la India.
4. Seguidamente, obtener de la agencia tributaria india o The Income Tax Authority el número de cuenta de deducción fiscal (TAN) o Tax deduction account number y el número de cuenta permanente (PAN) o Permanent Account Number, por sus siglas en inglés.
5. Una vez reciba estos dos números, podrá abrir oficialmente la cuenta bancaria de la oficina de representación en el banco autorizado.
6. Dicha oficina deberá estar inscrita en el estado donde esté ubicada bajo la ley de comercios del gobierno indio e inscrita al impuesto profesional.
7. Si se importan muestras o prototipos a la oficina de representación, la oficina deberá estar registrada bajo el código de importación y exportación.

Se recomienda seguir estos pasos de la mano de un especialista, para que el proceso sea menos largo y desalentador. Completar los requisitos de la lista suele llevar entre 3 y 6 meses y saber qué documentación presentar puede ser muy confuso.

Además, obtener la aprobación del Banco Central de la India puede demorarse entre dos y tres meses. Así que elegir un socio que agilice el proceso es una buena idea.

Requisitos de cumplimiento obligatorio

Habiendo cumplido con todos los pasos y registrado la oficina, todavía quedan trámites por hacer. Deberá mantener informadas a las agencias gubernamentales en las que la oficina está registrada.

Seis meses después de la aprobación de su nueva oficina por el Banco Central de la India o RBI, tendrá que presentar o declarar ante el mismo el domicilio de la empresa, el número PAN y un certificado de establecimiento de actividad empresarial en la India (Certificate of Establishment of Business Place in India) de la cámara de comercio indio.

Existe una serie de documentos que se han de presentar cada año para demostrar que la oficina de representación cumple con los reglamentos, puesto que no tienen permiso para llevar a cabo actividades comerciales:

• Certificado de actividad anual o Annual Activity Certificate (AAC). Este documento demuestra que la oficina de enlace solo ha realizado las actividades que le están permitidas. Un contador público o chartered accountant deberá prepararlo. Debe ser un experto contable acreditado que ejerza su trabajo a jornada completa y esté registrado oficialmente en el Instituto de Contadores Públicos de la India o ICAI por sus siglas en inglés. Este certificado se deberá enviar al RBI y al director general del impuesto sobre la renta o DGIT por sus siglas en inglés.
• Formulario FC-3: Todas las empresas extranjeras deben presentar ante la cámara de comercio de la India una lista detallada de todas las ubicaciones de sus negocios y de los estados financieros correspondientes.
• Formulario FC-4: Mediante este formulario, las empresas extranjeras presentan sus cuentas anuales a la cámara de comercio.
• Formulario 49-C: Es un formulario de declaración de la renta que deben rellenar específicamente las empresas extranjeras con oficinas de representación en la India. Deberá ser validado por un contable y se deberá declarar ante el DGIT.

Uno de los motivos por los que las oficinas de representación se olvidan de cumplir con las regulaciones de los impuestos locales es que suelen centrarse en la investigación y la comunicación entre las oficinas centrales y los colaboradores locales. Y olvidarse puede traer serias consecuencias, por ejemplo, que se les clasifique como establecimiento permanente, lo que podría poner fin a sus actividades en la India.

Por lo tanto, asegúrese de realizar revisiones anuales para garantizar que está cumpliendo todas sus obligaciones. Podría utilizar consultores locales que realicen un informe de revisión general de la empresa y de sus normativas de recursos humanos, que le advierta de los posibles riesgos.

Periodo de duración

En un principio, el permiso de operaciones de una oficina de representación se otorga por un periodo de tres años que puede extenderse por otros tres años. Para este fin, el banco distribuidor autorizado deberá presentar la solicitud al RBI el mes antes del vencimiento del primer permiso.

La finalidad de una oficina de representación es la inserción flexible de su empresa en el mercado indio adaptándola y preparándola para su futuro. En principio, en tres años debería haber acumulado los conocimientos suficientes para redactar una estrategia para entrar finalmente en el mercado indio. Aunque extender el periodo es buena idea si necesitara más tiempo.

Por tanto, si quiere explorar el mercado indio con su LO y crear una buena estrategia, deberá centrarse en estos aspectos:

• Crear un buen sistema para recabar y analizar la información de sus encuestas de mercado.
• Llevar a cabo estudios de viabilidad para asegurarse de que el producto o el servicio encaje en el mercado indio.
• Basándose en su investigación, ajustar su producto, el precio o el servicio para adaptarse a las necesidades del consumidor indio.
• Si va a vender, tómese su tiempo en conocer varios distribuidores y encontrar al más adecuado para su producto.

Menos burocracia

En los últimos años, el gobierno indio ha demostrado que quiere facilitar hacer negocios en la India. Y en el 2020 vimos otra simplificación del sistema fiscal y una mejor gestión de las disputas entre emprendedores y autoridades locales. Si bien todas las nuevas normativas simplifican los procesos, son muchos los trámites que hay que hacer para crear su primera oficina en la India. Por lo tanto, contar con ayuda no es un lujo, sino una necesidad, e IndiaConnected tiene un equipo de expertos locales dispuestos a hacer que su entrada al mercado vaya sobre ruedas.